Пример создания базы данных КлиентЗаказыТовары в MS Office Access 2007 часть 3 Creation of a data base in MS Office Access. После того как проект создания системы учета договоров в Access был утвержден, программисты получили техническое задание,. Шифр договора, наименование организации, сроки выполнения. Автор Анна К. Система учета договоров, их заклюния, величины сумм, проходящих по ним. Модуль для MS Access. Управленческий учет для небольшой IT команды Хабрахабр. Вводная. На рынке IT услуг работает множество небольших независимых команд организованных групп разработчиков, аналитиков, консультантов и т. Не смотря на это, небольшим командам также приходится в той или иной мере развивать все эти процессы, в т. При этом очень важно найти разумный компромисс между функционалом и затратами ресурсов на создание таких внутренних IT решений. Ведь никому не хочется, например, терять часы и деньги, вручную проводя взаиморасчеты между клиентами и членами команды. Учет Договоров Access' title='Учет Договоров Access' />Access позволял сделать все несколько быстрее и, что самое. Создание базы данных Список учета товаров на складе Помощь каналу и автору R408413163597 Моя партнерская программа VSP. С другой стороны, никто не хочет тратить свое время и деньги на создание или внедрение навороченных систем вместо того, чтобы зарабатывать деньги на коммерческих проектах. Представляя одну из таких команд, хочу поделиться своим опытом создания небольшой системы для управленческого учета внутри своей команды в формате IT кейса. Бизнес цели, имеющиеся проблемы и ограничения. Основные цели Обеспечить полную прозрачность взаиморасчетов с клиентами. Обеспечить полную прозрачность взаиморасчетов внутри команды. Понимать в каждый конкретный момент времени кто, какие задачи и для кого выполняет. Обеспечить фиксацию внутренних и внешних формальных и неформальных договоренностей относительно сроков и оценочных максимальных трудозатрат на выполнение задач. Сократить непродуктивные трудозатраты на подготовку отчетной документации для клиентов счета, акты, таймшиты и т. Иметь возможность анализировать финансовые результаты выполняемых работ. Ограничения Временные готовность к использованию за 1 2 недели. Финансовые чем дешевле, тем лучше. Функциональные возможность постепенного наращивания функционала одновременно с использованием решения по мере улучшения понимания текущих и появления новых бизнес требований к нему с минимальными накладными расходами на сам процесс внесения изменений выпуск версий, тестирование, деплой и т. Идеи от IT. Исходя из стоящих целей и имеющихся ограничений, рассматривались следующие альтернативные варианты Использовать какое то готовое решение из области общего учета например, на базе 1. СИспользовать какое то готовое решение из области автоматизации процессов разработки например, RedmineСделать что то свое. После рассмотрения за и против каждого из этих трех вариантов было принято решение остановиться на варианте 3. Вариант 1 не устроил потому, что любое такое готовое решение пришлось бы дорабатывать под специфику наших задач, а трудозатраты на доработку с использованием малознакомой платформы едва ли оказались бы меньше создания подобного решения с нуля на базе отработанных технологий. Плюс к этому смущала необходимость изменения и наших процессов расчетов под логику, реализованную в решении. Вариант 2 лучше подходил с точки зрения отражения специфики IT команды, но финансово расчетная часть функционала там либо отсутствовала, либо была недостаточно развита. Как в случае 1, так и в случае 2 смущала также необходимость оплаты стоимости лицензий и наличие в нагрузку дополнительного функционала, который в обозримом будущем не требовался или уже был внедрен на базе других систем например, работа с планами графиками проектов из функционала Redmine уже реализована при помощи MS Project, а работа с проектными документами и внутренний портал взаимодействия при помощи Alfresco ECM. В варианте 3 подкупала возможность сделать ровно то, что нужно сейчас и постепенно это развивать по мере расширения и изменения требований. Что касается платформы для создания учетной системы с нуля, то сначала я планировал сделать все в рамках внутреннего портала взаимодействия на базе Alfresco ECM, однако потом решил использовать MS Access. Access позволял сделать все несколько быстрее и, что самое главное, вносить изменения в функционал по мере необходимости практически одновременно с его использованием. Это позволяет с низкими накладными издержками отработать информационную модель и пользовательской интерфейс в реальной жизни. Потом при необходимости можно перенести уже отработанные технологические решения на более производительную платформу. С другой стороны, с учетом небольшого размера команды и, соответственно, небольших объемов обрабатываемых данных Access вполне подходит для этих целей. Концепция решения. Итак, наше IT решение для управленческого учета в небольшой IT команде представляет собой файл Microsoft Access 2. Центральной и наиболее сложной задачей при разработке подобных решений является создание информационной модели, отражающей существующие бизнес объекты и процессы по работе с ними. При этом не существует единственно правильного решения данной задачи. Однако, недостатки любого предложенного варианта, не видные невооруженным глазом при проектировании, дадут о себе знать, как при разработке, так и при последующем использовании системы. Несколько упрощенная информационная модель предлагаемого мною варианта приведена на схеме ниже. Центральным элементом данной модели является Проект. Проекты различаются по типам с точки зрения направленности внутренние, внешние и пресэйлы, а также с точки зрения способа взаиморасчетов по ним фиксированная оплата за согласованный объем работ fixed price, оплата потраченных часов time material, без оплаты некоммерческие. Каждый Проект связан с определенным Клиентом, при для одного Клиента могут выполняться несколько Проектов. Модель позволяет производить начисления биллинг для Клиентов по Проектам двумя способами в зависимости от типа договора Проекта На основании фактически потраченных часов для T M проектов экземпляров сущности Трудозатраты. На основании выставленных счетов, отражающих этапы и условия расчетов из договора для FP проектов экземпляров сущности Начисление. Для детализации групп работ в рамках Проекта служит сущность Задача. Задача соотносится с элементарной или суммарной работой в иерархической структуре работ WBS данного проекта. Таким образом обеспечивается стыковка с календарно сетевым и ресурсным планированием, производимым в Microsoft Project. Также Задача хранит в себе различные плановые оценки трудозатрат первоначальную, согласованную с Клиентом и т. Трудозатраты. Далее в рамках определенной Задачи создаются Назначения конкретным Ресурсам. Ресурс это человек, член нашей команды. В будущем планируется также реализовать поддержку не только трудовых, но и материальных ресурсов. Каждый Ресурс имеет определенную стоимость почасовая ставка. Назначение представляет собой договоренность с определенным Ресурсом выполнить определенный объем работ согласованная с Ресурсом оценка трудозатрат во исполнение определенной Задачи. Например, по Задаче Создание прототипа могут быть созданы три Назначения Подготовка функциональной спецификации для аналитика Иванова. Разработка прототипа для программиста Петрова. Тестирование для тестировщика Сидорова. В процессе выполнения Назначения исполнитель или руководитель проекта ежедневно фиксирует количество потраченных в этот день часов соответствующего Ресурса посредством создания экземпляра сущности Трудозатраты. По факту выполнения Назначения руководитель проекта оценивает их качество и фиксирует в виде оценки выполнения. Эта оценка впоследствии используется при анализе эффективности Ресурсов. Лада Калина Руководство По Ремонту Ваз 11174 здесь. Завершающими элементами бизнес процессов и предложенной информационной модели являются платежи от Клиентов и для Ресурсов. Как и в реальной жизни, выделяются два вида платежей Входящий платеж любое поступление денежных средств в общий бюджет команды расчетные счета, наличные, в частности, поступление по договору от Клиента. Исходящий платеж любой расход денежных средств из общего бюджета команды, в частности, оплата работ Ресурса. Платежи не ограничиваются расчетами между Клиентами и Ресурсами, а отражают абсолютно все финансовые расчеты команды расходы на оборудование, оплата лицензий, реклама и т. Это позволяет полностью контролировать финансы команды, в т. Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компанииначальник финансово экономического отдела ООО Иркутскэнергосвязь. Статьи по теме. Систематизация и учет договоров для любой компании всегда были и будут актуальными задачами. Чем больше клиентов, тем больше договоров. Вести их учет в Excel не самый лучший выход из положения. Можно купить программу для учета договоров или другую программу для автоматизации бизнеса. А можно систематизировать учет, не тратя денег на покупку дорогостоящей информационной системы. Вполне реально обойтись своими силами, если использовать Access. И выглядит это так после того, как компания заключила договор, к нему прилагают сопроводительную документацию листы согласования, протоколы, акты выбора поставщика и пр. Все оригиналы собираются в канцелярском файле, который подшивается в папку регистратор. В дополнение к этому в Excel ведется таблица реестр, куда вносятся основные сведения по каждому договору. Описанный подход к учету договоров действовал и в ООО Иркутскэнергосвязь. Но, несмотря на свою простоту, метод скрывает недостатки, которые особенно ярко проявились, когда количество договоров в Иркутск. Эта система не слишком подходит для ведения списков. В ней недоступен весь полезный функционал баз данных, и прежде всего создание отдельных справочников контрагентов, отделов, сотрудников и прочего, необходимого для ведения реестра договоров. Если компания работает с базой данных, то сотруднику достаточно один раз внести корректировки в справочник, после чего эти изменения коснутся всех записей, с которыми он связан. В Excel же необходимо кропотливо отобрать строки, содержащие нужную информацию, и только после этого обновить данные. Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке приходится применять по пять шесть условий, и на это уходит слишком много времени. Кроме того, в таблицах проблематично даже при помощи макросов описать выполнение типовых операций с реестром. По опыту, чаще всего ошибаются при вводе на. Вспомните хотя бы свои справочники контрагентов в 1. С. Сколько дублирующих записей встречается у вас Все потому, что неправильно введенная информация может тиражироваться далее. При этом она должна была соответствовать ряду ключевых требований. Но небольшим и средним предприятиям достаточно лишь блока, отвечающего за учет сведений о договорах. Причем около трети это поиск именно бесплатной версии программы. Несложно сделать вывод, что множество компаний задумывается об оптимизации учета договоров и стремится обойтись при этом минимумом затрат. В качестве будущей платформы для базы данных был выбран MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. Кроме того, и это самое важное, Access предоставляет возможность создавать собственные запросы и дорабатывать систему на языке VBA. Оставалось лишь улучшить интерфейс, чтобы даже у тех сотрудников, которые не имеют навыков работы с Access, использование базы договоров не вызывало никаких сложностей. В итоге при запуске программы люди видят лишь самые необходимые функциональные блоки см. Функционал понятен из названия. Вкладка настроена по умолчанию как стартовая ею пользуются чаще всего. Новый договор с помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных. Учитывая разграничение полномочий, она доступна исключительно тем сотрудникам, которые ведут учет договоров. Справочники. В этом разделе размещено управление справочниками базы данных контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета. Здесь можно вводить новые данные и редактировать существующие. Редактор с его помощью вносятся изменения в сведения о договорах, введенные в программу ранее. Отчетность позволяет фор. В программе пред. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора. Как выглядит интерфейс базы данных по учету договоров. Особенности использования новой системы учета договоров. Несколько простых рекомендаций тем финансистам, которые решат воспользоваться разработанной в Иркутск. Внесение данных лучше поручить одному сотруднику, аккуратному и ответственному специалисту. Будет с кого спрашивать за допущенные ошибки. Есть два варианта либо календарная периодичность например, раз в неделю или раз в декаду, либо руководствоваться количеством накопленных новых договоров например, пополнять базу данных после появления десяти новых документов. Например, в Иркутскэнергосвязи используются три вида статусов действующий по договору совершаются регулярные платежи, закрытый прекратил свое действие и разовая сделка составлен для одной сделки с контрагентом, например разовое выполнение каких либо работ. Последний применяется реже всего. Если в будущем вы захотите доработать или переработать базу, то беспорядок со статусами может повлечь лишние трудозатраты. Учтите, не стоит смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Лучше, если у коммерческой службы база будет отдельной. В будущем это сэкономит вам время, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Кроме того, бумажные версии будут реже извлекаться из архива, что сохранит их в нормальном виде. ЕЩЕ ПО ТЕМЕ. Внести правки в pdf файл с договором несложно. Для этого можно использовать массу бесплатных программ для редактирования pdf документов. Они позволяют менять порядок страниц, добавлять новые и удалять ненужные. Одна из таких программ PDF2. Creator. Скачать ее можно по адресу http en. Есть простое решение. Руководство не стало игнорировать такие просьбы. Взяли несколько практикантов, выделили им рабочее место с компьютером и сканером. И через некоторое время получили базу договоров в электронном виде. Отсканированные документы проще и быстрее сохранять в PDF файлах, так их удобнее будет просматривать. К тому же это довольно распространенный формат. И если вам вдруг понадобится выслать его по электронной почте, то адресат наверняка сможет его просмотреть. Например, так Номер внутренний. Это позволит вам найти любой файл с документом. Не заводите в базу данных отдельную запись на дополнительное соглашение к договору или документ, который считается его частью. Достаточно сделать примечание в файле, что у контракта они есть. Если к договору появляется дополнительное соглашение, его нужно добавить в конец уже существующего pdf файла как это сделать, см. Перед тем как сотрудник помещает договор в папку регистратор и передает в архив, он должен будет поставить оттиск штампа на заглавной странице, где указывается внутренний номер документа и дата его регистрации. Для быстрого поиска контракта в папках регистраторах сделайте на каждую из них наклейки с диапазоном номеров договоров, которые находятся внутри. Получите готовые решения в Excel. Методические рекомендации по управлению финансами компании.